關(guān)于信息時代下的科技檔案信息化論文
1、信息時代對科技檔案信息化管理的做法和思考
科技檔案信息化管理的目標(biāo)要求就是充分利用現(xiàn)有的通信、計算機、數(shù)據(jù)庫等先進(jìn)技術(shù)，在國家、行業(yè)以及單位科技檔案管理法規(guī)制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的框架下，用信息化手段來保障和促進(jìn)科技檔案的管理水平，為科技檔案資源的形成、收集、整理、保管、開發(fā)、利用等提供堅實的基礎(chǔ)，科技檔案開展信息化管理，重點可以從以下方面進(jìn)行。
第一，采用信息化手段實現(xiàn)科技檔案的自動編目、檢索、立卷和標(biāo)引等工作。對科技檔案實施自動編目和自動檢索是應(yīng)用信息化手段管理科技檔案的基本要求，其中自動編目是將收集到的科技檔案相關(guān)信息制成檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫，在不同要求下編制出不同的'檔案檢索工具，包括全宗目錄、分類目錄、案卷目錄、專題目錄、作者目錄等各種目錄和索引，充分發(fā)揮信息化編目速度快、項目全等優(yōu)勢。自動檢索是通過查找檔案目錄并利用檔號、題名、責(zé)任者、分類號、關(guān)鍵詞等檢索標(biāo)志，迅速、準(zhǔn)確地查找出滿足要求的檔案資料，與手工檢索相比，自動檢索速度快、線索形式多樣，檢全率和檢準(zhǔn)率高，能最大限度地滿足利用者要求。計算機自動立卷是計算機以科技檔案目錄中每份文件的有關(guān)存錄項為依據(jù)將某方面具有共同點和聯(lián)系密切的文件綜合在一起組成案卷，并自動對同一卷的卷內(nèi)文件進(jìn)行排列和編號等工作，極大地提高了立卷速度和立卷質(zhì)量，改善了效率。科技檔案自動標(biāo)引是計算機通過對科技檔案題名或全文信息進(jìn)行字詞切分、對內(nèi)容特征進(jìn)行分析，提取及給出正式主題詞或分類號的過程，科技檔案自動標(biāo)引能夠顯著提高工作效率和加快科技檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。
第二，采用信息化手段實現(xiàn)科技檔案的借閱、統(tǒng)計、編研及保管環(huán)境的自動控制。科技檔案的借閱管理和統(tǒng)計工作復(fù)雜而繁瑣，而通過采用信息化手段進(jìn)行自動借閱管理和統(tǒng)計，對科技檔案的利用登記、審批、檢索、調(diào)卷、歸檔、利用情況統(tǒng)計等進(jìn)行自動管理，不但能夠有效完善科技檔案的借閱管理制度，還極大地提高了工作效率。采用信息化手段實現(xiàn)科技檔案的借閱管理，重點涉及內(nèi)容包括以下幾個方面：用戶的借閱資格驗證、借閱情況登記、歸還登記和自動統(tǒng)計。通過利用計算機技術(shù)，還能夠有效實現(xiàn)對科技檔案資料的自動編輯處理，不但能夠提供對科技檔案原文信息的檢索和分類，還能夠?qū)萍紮n案資料進(jìn)行文字編輯處理和排版印刷等工作，實現(xiàn)科技檔案資料的自動編研。另外，在科技檔案的管理環(huán)節(jié)中，對檔案保管環(huán)境的自動控制非常重要，應(yīng)用計算機技術(shù)對檔案排架進(jìn)行自動管理，能夠結(jié)合科技檔案登記數(shù)據(jù)庫的信息，給出檔案庫房架位的分配圖，實現(xiàn)架位的自動分配，為新進(jìn)科技檔案合理分配架位，提高架位的利用率，還可以實現(xiàn)對科技檔案保管環(huán)境的溫、濕度以及防火防盜等進(jìn)行自動監(jiān)測和管理。
第三，加強培育科技檔案管理的信息化人才。對科技檔案實施信息化管理以及使信息化管理模式不斷深入的關(guān)鍵是信息化人才，信息化人才是使用信息化手段進(jìn)行科技檔案管理的主體，也是實現(xiàn)科技檔案信息資源增值的主體，更是不斷將科技檔案管理向信息化方向不斷推進(jìn)的中堅力量，因此需要加強科技檔案信息化人才培訓(xùn)，使科技檔案管理的信息化活動能順利開展，并實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。
2、結(jié)束語
在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，在科技檔案管理領(lǐng)域，基于信息化的應(yīng)用將越來越廣泛，因此科技檔案管理部門需要采取有效措施，加大投入，確保科技檔案信息資源的完整、安全和有效開發(fā)利用，全面推動科技檔案管理現(xiàn)代化和信息化水平。
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