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公司文件資料管理制度（精選11篇）
在當下社會，制度對人們來說越來越重要，制度是一種要求大家共同遵守的規章或準則。什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編精心整理的公司文件資料管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
公司文件資料管理制度 1
一、總則及范圍
為了保持公司技術部的技術文件；項目資料；項目預算單、決算單的完整性，避免混亂，特制定本標準。
本標準適用于技術部的技術文件；項目資料；項目預算單、決算單的管理。
二、管理業務與分工
1.技術部負責人。負責本制度的制定及有關技術文件各項管理業務的審批及有關事項的確定。
2.技術員。負責總則中所述文件的保管、收發及按本制度進行技術文件的管理工作。
三、管理內容與要求
1.技術文件的種類
�。�1）技術類文件
由技術部負責的圖紙及各類工藝規程、工藝卡片、作業指導書。
�。�2）管理類文件
由技術部負責的項目的合同；項目資料；項目預算單、決算單等。
2.文件登記
（1）技術部必須建立《技術文件管理臺賬》，掌握技術部全__文件的情況。其臺賬應包括：編號、名稱、數量、文件編制時間。
（2）文件接收后，技術員應及時對文件進行分類編號并作記錄。
3.文件的歸檔及保管
技術文件的保管由技術員按檔案類型進行保管。
4.文件的借用
�。�1）文件的借閱應開具借條并由技術部領導批準，方可借閱。
5.文件的修改與審批
（1）當某專業的工程技術人員或使用單位的有關人員提出對不合理或者已經落后的技術文件時，由技術部該專業的工程師（或專業的業務負責人）分析確定是否需要修改。
（2）技術文件確定修改后，由技術部該專業工程師（或專業的業務負責人）填寫《設計更改單》。
《設計更改單》應包括下列內容：
�。╝）技術文件名稱、編號、或圖紙名稱、圖號；
�。╞）更改理由；
�。╟）會審意見、會審簽名；
�。╠）設計、工藝負責人簽名；
�。╡）修改內容和修改要求（以圖紙和文檔形式表現）。
（3）技術文件的xx與批準
一般性的內容更改只須將填好的`《設計更改單》交技術部負責人進行xx和簽字批準即可。重大內容的更改與涉及安全、質量、投資等影響面較大的內容更改由技術部召集有關人員參加審定，會議通過審定后，由技術部負責人簽字后交公司批準。
�。�4）技術員接到《設計更改單》后，應立即著手工作，更改時，必須把已發出和保存、儲備的技術文件一次全部修改完畢以保證技術文件的統一性（圖紙更改后的發放除執行發放規定外，應同時將舊圖紙收回并登記）。
�。�5）技術文件的管理應以紙質和電子版形式存檔（在登記時應作出標記）。
公司文件資料管理制度 2
1、目的
規定本公司文件資料的編寫、批準、發布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求，確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據。
2、適用范圍
適用于本公司內部文件的編寫、收發、控制及資料保管和外來文件的管理。
3、職責
3.1各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。
3.2綜合管理部負責業主檔案的管理與控制。
3.3辦公室負責文件發放、存檔、資料保管以及文件的處理。
3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。
4、相關文件
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3
《質量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4
5、工作程序和管理辦法
5.1文件的產生
5.1.1各相關部門根據工作需求編寫文件。
5.1.2總經理助理對文件進行審核。
5.1.3總經理審批通過的文件由辦公室打印和發放，作為非受控文件生效。
5.1.4辦公室對生效的文件印制，必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、資料的類別
5.2.1受控文件
a)內業資料;
b)圖紙資料;
c)按照質量體系的控制要求進行管理的文件;
d)在質量體系中引用的法律、法規和外來文件;
e)與服務過程有關的合同協議;
f)業主檔案(如:公共合約、用戶登記表等，屬于業主財產，由綜合管理部管理與控制，具體執行[顧客財產控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。
管理與控制具體執行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件
與公司經營和服務工作范圍相關的文件作為非受控文件管理，辦公室應對其進行分類和編碼，以便于歸檔，根據目前公司現有的非受控文件，可分為:
a)內行文、外行文:1
b)未被質量體系引用的外來文件:2
c)與服務過程無關的合同協議:3
d)未被質量體系引用的法律法規:4
e)行業標準性文件:5
f)照片、錄像帶:6
g)電腦貯存:7
5.3文件、資料目錄的索引號
x-x.x-xx
文件盒編號
同號柜序列號
文件柜編號
文件類別編碼
5.4文件、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔，并匯總到辦公室統一管理。
5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范，公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。
5.4.3辦公室負責對文件、資料的管理和保護，文件、資料應分門別類包裝和存放，對于需存檔的文件、資料要及時存檔，并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02)，注明文件類別、索引號、份數等，如用必要還應有內容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調用、借閱文件、資料時易于識別和檢索，便于對文件資料的保管。
5.5文件、資料的發放
5.5.1文件應按各職能部門工作性質和范圍發放，由辦公室制定[文件分發登記表](qr-wd01-02-03)，注明發放范圍、數量、分發號等，并要求領用人在[文件分發登記表]上簽領，以便對發放的文件進行統計和檢查。
5.5.2辦公室在文件發放的過程中不得誤發、遺失，發現文件誤發時應立即追回，同時作好文件的補救工作。
5.6文件資料的調用、借閱與歸還
5.6.1借閱者應在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細注明文件、資料的編號和圖號，并按時歸還和辦理歸還手續
5.6.2借閱的文件、資料未經允許不得復印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3借閱的文件、資料歸還時，辦公室應對文件資料是否完好進行檢查，若文件、資料受損的，借閱者應闡述受損原因，并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明，因人為因素造成的應追究當事人的責任。
5.6.4機密性文件的調用與借閱規定
a)a級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結及公司章程、董事會決議，公司財務報表、法律訴訟文件等的調用與借閱需經總經理批準。
b)b級機密文件資料:業主檔案，公司員工檔案、公司規章制度、公司經營專項審批文件等的調用與借閱需經辦公室主任批準。
c)c級機密文件資料:內業資料和技術性圖紙資料、法律法規類文件的調用與借閱需經有關部門負責人批準并向辦公室聯系辦理。
d)行業主管借閱文件、資料的'僅限于b級機密和c級機密文件、資料。
e)業主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的，僅限于技術圖紙和已張貼在公共場所的文件。
f)外來單位借閱、調用文件、資料的限于國家執法部門，如公安機關、檢察機關、法院等單位因工作和偵破案件需要的，可以給予協助與配合，但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關證件，由辦公室主任向總經理請示后親自辦理。
g)以上文件資料的調用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執行。
5.7文件的復制、破損和丟失
5.7.1未經允許，不得隨意復印公司的文件資料，如因工作需要復印文件，須經辦公室主任批準，并在[文件復印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復印文件的名稱，復印數量，并簽名。
5.7.2文件使用人應對文件妥善保管，當文件破損嚴重影響使用或丟失時，應填寫[文件補發申請表](qr-wd01-02-06)，由辦公室主任批準，辦理更換手續。補發新文件時應收回破損文件，并應給予新的分發號，新的分發號延續原來文件分發號。
5.8文件、資料的更新
文件增加條款和更新時應及時更換，保證在使用處獲得有效版本。
5.9文件的作廢與銷毀
5.9.1內容不適用于公司運行或超過有效期限的文件，經過總經理過期審批后給予作廢或銷毀處理。
5.9.2在分發過程中發現文件遺失或在使用過程中文件破損嚴重和丟失的，應向上級匯報，經總經理審批后，給予作廢處理。
5.9.3作廢文件蓋作廢章，留一至兩份備案，其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行，一人實施，一人監督。
5.9.4辦公室對于作廢和銷毀的文件，應在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發號作廢，并向各部門書面發布作廢聲明，防止誤用。
公司文件資料管理制度 3
第一節文件收發
1、公司文件由行政人事部負責起草和總經理審核簽發；須部門起草簽發的文件由部門負責人審核簽發。
2、文件簽發后，送辦公或部門文秘工作人員統一安排打字，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復印、蓋章。
3、文件和原稿，由辦公歸檔，保存備查。
4、屬于秘密的文件，核稿人應該注明秘密字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規定，由專人印制、報送。
5、文件統一由辦公負責發送。送件人應將文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并向文件簽發人報告報送結果。秘密文件和由專人按核定的范圍報送。
6、外來的文件由辦公專人負責簽收，并分類登記。由辦公主管提出處理意見后，簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接件后即時報送。
7、傳閱文件由辦公專人負責收回，對領導指示的文件，辦公應及時組織傳達和落實。
8、報刊雜志征訂和郵件收發由辦公統一辦理。
9、財務文書由財務管理人員按照財務管理制度統一辦理
第二節文書打印
1、服務中心的文件，有打印必要時方予打印。內部遞傳的簡單請示報告或其他不需打印的文件，一般不予打印。
2、公司發文，需由起草人定稿抄正，經有批準發文權的領導簽字同意后方準打印。一般文件的打印、復印、傳真，須經所在部門負責人簽字同意后才予辦理；部門負責人不在時，可經行政人事部主管同意后辦理。
3、私人資料，不得在公司打印、復印或用公司傳真機遞送，以免影響公司的正常工作。
4、文印工作人員應認真做好本職工作，按時完成任務，保證文字和格式不出錯誤。對收到的文件資料，應及時給有關部門、人員送發，或及時通知有關人員到文印室來拿取回，不得延誤。
5、文印室人員應樹立嚴格的保密觀念，不得隨意將打印、復印或傳真資料中有關商業秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人，不得截留任何文件。
6、文印室對送來打印、復印、傳真的文件資料，應做好登記，并在月終作統計核算。屬業務部門的'，由各部門承擔費用；屬行政、管理部門的，統一歸列辦公開支。
7、要節約使用打印紙張、墨盒，盡可能雙面打印、初稿可以縮小文字和格式，要維護好打印設施設備，保證使用效率。
第三節文件書寫
一、行文類別
�。�1）請示：請上級指示和批準，用請示。
�。�2）報告：向上級機關匯報工作，反映情況，用報告。
公司管理制度體系文件文件編號：qms—wy—0203
文件名稱：日常辦公管理制度
版本號：第1版
修改次數：0
章節內容：公文處理管理制度
�。�3）指示：對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則，用指示。
（4）布告、公告、通告：對公眾公布應當遵守或周知的事項，用布告；向國內外宣布重大事件，用公告；在一定范圍內公布應當遵守或周知的事件，用通告。
�。�5）批復：答復請示事項，用批復。
（6）通知：傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉下級的公文或轉發上級、同級和不相隸屬單位的公文，用通知。
�。�7）通報：表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項，用通報。
�。�8）決定、決議：對某些問題或者重大行動作出安排，用決定；經過會議討論通過，要求貫徹執行的事項，用決議。
�。�9）函：平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關主管部門請示批準等詢問和答復問題，用函。
�。�10）會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求有關單位共同遵守執行的，用會議紀要。
�。�11）合同：適用于各種合作關系，合作事項的訂立。
（12）其他：
1、司法文書：依據司法部門規定程序實施。
2、宣傳海報、溫馨提示、簡報：主要用于小區宣傳。
3、簽呈：下級對上級有所請示或報告時使用。
4、工作記錄表格：在管理服務工作中使用。
二、書寫格式
�。�1）紙張：一般a4型紙，其成品幅面尺寸為21 cm×29.7 cm。
�。�2）邊距：上下：2.54 cm，左右3.17 cm
�。�3）圖文顏色：未作特殊說明公文中圖文顏色均為黑色。
�。�4）排版規格：標題文用4黑體加粗，正文依次宋體、仿宋等小4號，副標題加粗，一般每面排38每行32個字。
�。�5）裝訂要求：左側裝訂，不掉頁。
�。�6）主要標題順序號：依次為一、，（一），1、，（1）。
�。�7）份數序號：在版面葉頁腳頁碼，多份多頁應注明份數和總頁數和順序編號。
�。�8）附件：有附件的應標注清楚
�。�9）落款成文時間：以全稱落款，日期用漢字將年、月、日標全；零寫為o，相互對稱；加蓋紅色印章居中下壓成文時間，如果落款頁沒有正文，應采取調整行距、字距的措施加以解決。
（10）正式的紅頭文件應按照公文處理辦法書寫。
�。�11）財務文書書寫按照財務管理制度和規范執行。
三、內容要求：
�。�1）符合國家法律法規以及地方政策，按照公司各項管理制度。
（2）內部行文要求規范嚴謹，宣傳語言應當生動活潑。
�。�3）內容應當符合主題思想要求，使用通俗語言，簡明平實，準確反映信息。
公司文件資料管理制度 4
為了更進一步規范公司的文件資料管理，完善公司文件資料的歸檔，實現公司全方位規范化管理的需要，特制定本制度。
一、文件、資料的來源和范圍
文件、資料的來源有兩種：接收和發放。
1、接受到文件時填寫《文件接收登記表》和《文件移交登記表》。
2、發放的文件填寫《文件發放登記表》和《文件移交登記表》。
文件、資料的來源范圍分為：公司內部文件、總公司文件和外來文件。
二、公司文件、資料歸檔的范圍和歸檔分類
本公司文件、資料應歸檔分類和歸檔范圍如下:
1、行政類:
本公司對內和對外已行文的規章制度、規定、決定、決議、通知、通報、請示、報告、批復、函件、會議紀要、公司各類證照。
2、經營業務類:
公司規劃、年度計劃、經營情況、委托書、協議書、合同、項目方案等。
3、人事類:
勞動人事檔案、勞動工資檔案等。
4、政府類：政府下發至公司的各類文件。
5、財務類:各種財務票證、票據，財務審計檔案，會計檔案，統計資料等。
6、音像類: 公司具有保存價值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。
三、公司文件、資料歸檔的編制及編號
公司文件、資料的歸檔編制和編號應遵循和符合: 統一歸類、清晰明了、輕重有別、“一案一號”、便利查閱和保管的原則。遇有一案歸入多類者應先確定其主要類別進行編號。
1、本公司所有應歸檔的文件、資料，一律為文件的來源、文件的范圍和部門頭一個字的漢語拼音首字母大寫合并來做編號之首。如：公司辦公室的編號首為FNB;總公司財務部發來的文件編號為SZC;燃氣協會人事部發來文件為SWR。
2、公司文件、資料的歸檔分類按本制度第一條進行分類，代碼為:
1行政類; 2經營業務類; 3人事關類; 4政府類；5財務類; 6音像類。
3、公司文件、資料的歸檔編號按照入檔時間的先后，以年月日加十位進行歸編。
4、公司文件、資料的歸檔，應根據文檔性質的重要性和閱讀級別區分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級”“重要級”“機密級”。以“A”代表一般級，“B”代表重要級，“C”代表機密級。“A”一般級文檔包含: 公開發布的公司經營發展大綱、經營戰略和經營方針、各類通知和通告、任命、年度總結和領導講話、一般性會議紀錄等�！癇”重要級文檔包含:公司重要會議紀要、重要經營項目及決策、經營合同、公司經營情況、重要項目資料、項目合同協議等，人事檔案薪資性檔案、勞動合同，技術資料，財務資料等�！癈”機密級文檔: 內控的公司經營發展大綱、經營戰略和經營規劃、經營項目及決策、戰略性的合作協議及其合同等。
5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號為:文件的來源、文件的范圍和部門頭一個字的漢語拼音首字母大寫+類別+發布年月日+歸檔序號+（受密級）。
例如: 將總公司辦公室公開發布的通知歸檔為20xx年5月3日第一份檔案，其編號為: JZB12013050301(A)。
四、檔案的保管、調閱與歸還
1、巳歸檔的公司文件、資料，由辦公室統一編號后形成《文件檔案》，并根據文檔的重要性和相關性交相應部門的專管員保管。
2、巳歸檔的公司文件、資料，由專管員負責填寫《文檔管理登記表》，并按指定專柜分類進行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲蛀、防丟失。
3、公司檔案必須依照職務級別進行調閱。調閱時須填寫《文檔調閱申請表》。一般級公司文檔，須填寫《文檔調閱申請表》方可調閱。重要級以上文檔，須經主管領導批準后方可調閱。機密級公司文檔， 須經公司經理批準后方可調閱。
4、公司文件、資料檔案跨公司調閱， 須經公司經理批準后方可調閱，并僅限于文檔的查閱，不得復制或帶走。
5、檔案歸還時間為《文檔調閱申請表》上填寫的時間內，歸還時必須填寫《文檔歸還登記表》。
五、歸檔保存期限
1、永久保存: 本公司章程、公司各類證照、各級批文、印鑒、規章制度、不動產所有憑證、債權債務憑證。公司規劃、年度計劃、年度經營總結、技術資料、長期項目合同、年度財務會計報表、年度統計報表。勞動人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。
2、五年保存: 根據需要須保存的文檔。財務審計檔案，會計檔案，統計資料各種財務票證、票據等按國家相關規定執行。
3、三年保存:期滿或巳解除的合同協議、完結后的項目方案、其它經核定須三年保存的文檔。
4、一年保存:部門工作計劃及其工作總結、完結后的.部門請示報告、經核定己完結且無必要保存的文檔。
六、檔案的銷毀
1、原則上，應每年定期將超過保存期且無保保存價值的文檔進行清理并銷毀。
2、待銷毀的文檔由專管員填報《文檔銷毀申請表》，并經相應批準人批準后，方可進行銷毀。重要級以上文檔，須部門主管批準后方可銷。機密級公司文檔， 須經公司經理批準后方可銷毀。
3、銷毀文檔須由兩人以上共同完成，并填寫《文檔銷毀登記表》。
七、附表的管理
本制度暫定8個附表，附表的管理由檔案管理者兼管，分類管理每個附表，便于填寫和查閱。附表的編號為：啟用時的年月日+十位。
八、其它
本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實踐中不斷完善，過去凡與本制度不符合的相關制度和辦法以本制度為準。本公司涉及文檔管理的工作人員必須嚴格遵照執行。
本制度自簽發人簽字日起生效執行。
另附：附表1《文件接收登記表》
附表2《文件移交登記表》
公司文件資料管理制度 5
1目的
確保對文件和資料(包括電子媒體方式形成的資料)進行規范、科學的管理。
2適用范圍
適用xx嘉園管理處所有公文、資料的管理，包括公文、物業資料、業主/用戶資料、財務資料等。
3職責
3.1客服中心設專人負責公文、資料的管理。
3.2客服中心負責所有公文、資料、書籍等的控制及歸檔管理工作。
3.3客服中心負責質量體系文件的存檔工作。
4質量要求
4.1文件資料管理全過程
4.1.1文件資料的歸檔范圍
a.行政文書:外來文件、內部文件、對外發文、外部來函、專業書刊、合同正本、備份軟盤、相關報紙。
b.人事勞資:員工檔案、培訓檔案。
c.經營財務:經營合同、財務資料。
d.業主/用戶管理:業主/用戶資料、裝修審批資料、服務協議、業主/業主/業主/用戶變更情況等。
e.工程技術、設施設備管理:竣工驗收資料(圖紙、說明書、質量保證書、公共設施設備驗收資料)、建筑物使用功能改造及結構變更資料、房屋及公用設施修繕養護資料(大、中修年度計劃、預算、審批、執行、驗收等記錄)、接管驗收資料、功能結構改造及重點部位的維修資料、設施設備管理及技術資料、產權基本資料、設備運行維護保養資料。
f.管理資料:為業主/用戶提供服務所需的文件，如政府部門或上級管理機構發布的各類法律、法規、條例，須引用或參考的標準等外來文件，以及業主/業主/用戶提供的圖樣和技術要求、詳細的工作文件等。
4.1.2文件資料的歸檔要求
a.歸檔時必須進行認真查驗，并辦理交接登記手續，同時必須確保文件資料的完整性、系統性、準確性和真實性。
b.歸檔的文件屬自有文件或經濟文件必須是原件，在特殊情況下可使用復印件，但必須附上說明。
c.歸檔文件必須進行科學分類、立卷(格式見標識一)和編號，檔案目錄應編制案卷目錄、卷內目錄。
4.1.3文件資料的保管
a.資料在排列上架時，應按照類別和保管單位的次序，自左而右，自上而下地排列，以便于管理和查找。
b.資料存放應做到防火、防盜、防潮、防蟲、防塵。
c.膠片、底片、光碟等特殊資料需用特制的密封盒或專用卷盒。
d.每年年底進行一次對庫存檔案的清理、核對和保管質量檢查工作，對破損或變質檔案要及時進行修補和復制。
4.1.4檔案盒的運用(格式見標識二)
4.1.5檔案資料的借閱
a.文件調閱權限:
a)財務資料除主任外，非財務人員查閱財務檔案資料須經客服中心負責人及主任批準，財務人員因工作需要借閱的須經客服中心負責人批準。
b)查閱員工檔案須由客服中心負責人批準。
c)查閱工程技術、設施設備檔案、業主/用戶檔案、非工作范圍內的質量管理文件須由管理處負責人批準。
b.本管理處人員調閱超出權限，或涉及機密的檔案資料時，應填寫《借閱申請單》，資料員按照閱檔批準權限辦理手續后借出并在《借閱登記表》上作好記錄。文書檔案只閱不借，科技檔案借出后20日內歸還，書籍45日內歸還，如需長期使用者，須歸還后辦理續借手續。
c.外借檔案資料不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。服從檔案管理人員管理，在借閱范圍內借閱，僅供閱覽的檔案資料只在辦公室內查閱，不準攜帶回家。保密檔案閱讀后不允許相互泄露。
d.借出和歸還檔案資料時，應辦理清點、登記手續，由檔案管理人員和借閱者當面核對清楚。檔案如有丟失、損壞或機密材料泄密，不得隱瞞不報，應立即寫出書面報告，并按情節追究當事人的責任。
4.2分項管理要求
4.2.1公文的`管理要求
a.通知、工作聯系函、會議紀要:通知、工作聯系函、會議紀要等主要是管理處、管理處、部門之間的文件聯系。
b.對外發文(業主/用戶):凡是對外的發文均代表管理處形象，因此對外發文必須由客服中心統一打印、編號，管理處主任審核同意后方能發放。
c.對外聯系函:由相關部門起草，管理處負責人審批(重要事項)后發文。
d.外部來函:管理處外部來函統一由綜合部客服中心接收，客服中心留存外部來函的原件，復印件根據主任的批示意見轉發放給相關單位，同時做好簽收記錄;如有需要，客服中心應對批示的執行情況進行監督、檢查。
4.2.2業主/用戶資料的管理要求
a.為便于掌握各業主/用戶的基本情況，應建立一戶一檔制，并實行電腦化管理。
b.業主/用戶資料應包括樓層座號、業主姓名、業主/業主/用戶姓名(是單位的還應有營業執照、法人身份證復印件等)、人員情況、緊急聯絡電話及聯絡人等。
c.業主/用戶檔案建立后，需將所有的情況輸入電腦，以便及時查找，更新有關內容。
d.業主/用戶資料要嚴格保密，嚴禁外借。
4.2.3工程技術、設施設備資料的管理要求
a.工程資料的管理分為文件檔案管理和電腦管理兩大類。所有的文件、資料均需按分類目錄建檔存放，同時圖紙等資料要在電腦或光盤上備份存儲，以方便調閱。
b.工程資料原則上不得借出。如確需借出，需辦理相關借閱手續，由管理處主任簽字，外借時間不得超過一周。
5記錄、標識
5.1標識一:立卷格式
5.2標識二:檔案盒卷脊格式(側面)
5.3標識三:對外發文(業主/用戶)格式
5.4標識四:對外聯系函、傳真格式
5.5《借閱申請單》
5.6《借閱登記表》
公司文件資料管理制度 6
物業管理公司質量體系文件:文件和資料控制程序
1.0目的
確�，F場所使用的文件和資料都是現行有效的，防止誤用失效或作廢的文件和資料。
2.0適用范圍
適用于質量體系所形成的文件和資料。
3.0職責
3.1行政部是文件和資料的歸口管理部門。
3.2各部門(管理處)負責本部門(管理處)所使用文件和資料的管理。
4.0工作程序
4.1文件和資料的分類
4.1.1質量體系文件(質量手冊、程序文件、作業文件、質量記錄)
4.1.2外來文件(國家有關物業管理行業的法規、條例、通知、來往單位文件等)
4.1.3其它資料(業主檔案資料、書刊、聲像類、專業性資料等)
4.2文件和資料的編號按《文件和資料的編號規則》執行。
4.3文件和資料的受控狀態
4.3.1質量手冊分為受控和非受控兩種，受控文件和資料在第一頁加蓋受控文件印章，注明受控號，非受控文件一般只進行編號。
4.3.2質量體系文件均為受控文件，加蓋受控文件印章。
4.3.3質量記錄除原版文件應加蓋受控章留存外，其它現場使用的可不蓋受控章。
4.4文件和資料的編寫、審批質量體系文件由管理者代表組織相關部門編寫;質量手冊、程序文件由管理者代表或物業管理公司經理審批;作業文件由主管領導組織改編、編寫，管理者代表或物業管理公司經理審批。
4.5文件和資料的發布
4.5.1受控文件發放由行政部確定分發部門和數量，領用人在《文件和資料領用簽收表》上簽名，領取注有受控號和加蓋受控文件印章的文件和資料。
4.5.2使用部門受控文件如有丟失，可提出書面申請，說明原因和理由，管理者代表批準后，重新發放，注明丟失的`原因;破損的以舊換新。
4.6文件和資料的更改
4.6.1文件和資料更改時，由提出部門人員填寫《文件和資料更改申請單》，審核批準由原審批人進行，當原審批人不在職時可由接替其崗位的人員審批。文件資料的更改，增刪在《文件和資料更改申請單編號與摘要登記表》中要有記載匯總。
4.6.2文件和資料更改審批通過后，由行政部實施，資料管理員按《文件和資料領用簽收表》的名單，到領用了需改文件的人員處更改。手寫更改文件和資料在更改處簽上更改人姓名、日期及更改狀態方才有效;若發放換頁、換版后的新文件，應同時收回作廢的舊文件和資料，并留下記錄。
4.7文件和資料的管理
4.7.1文件和資料經編、審、批簽名后，原件交管理者代表歸檔，列入《質量文件清單》受控。
4.7.2各部門保管的文件和資料要求建立《質量文件清單》受控。
4.7.3借閱文件和資料(原件一律不能外借)時，登記在《借閱登記簿》上，按規定的時間歸還。
4.7.4其它文件資料的管理參見《文書、檔案、資料管理辦法》。
4.8文件和資料的換版與作廢
4.8.1文件和資料每版更改不超過五次，修改次數號用正字的筆劃數表示，一表示第一次更改，t表示二次更改……正表示第五次更改，若1次更改內容較多也可換版。版本號用a、b、c……表示，a表示第1版，以此類推。
4.8.2作廢的文件和資料由行政部按《文件和資料領用簽收表》及時收回并記錄，立即蓋上作廢印章，統一銷毀。為積累知識或涉及法律需要的作廢文件和資料，在第一頁上蓋上保留資料印章方可留用。
5.0支持性文件
5.1 《文件和資料的編號規則》
5.2 《文書、檔案、資料管理辦法》
6.0相關記錄
6.1《文件和資料領用簽收表》
6.2《文件和資料更改申請表》
6.3《質量文件清單》
6.4《借閱登記簿》
6.5《文件和資料更改申請單編號與摘要登記表》
公司文件資料管理制度 7
1、凡本科具有保存價值的文件、資料(本科省衛生廳、市衛生局、醫院各部門等工作中文件資料)，均進行整理、立卷。
2、設立專柜、專用文件箱，按類別歸檔。各種文件材料要求完整、齊全，并按不同部門、合并整理、立卷。
3、文件箱要求標題簡明確切，并設目錄，保持文件時間聯系便于保管和利用。
4、定期核對文件、資料，做到各類文件與文件箱號碼相同，發現缺少及時查找。
5、各類文件、資料每年清理一次，并按不同類別裝訂成冊，另作保存。
6、各類文件、資料原則上不借出，如確實要外接的，必須經科領導批準，并由借用人在《借出文件、資料登記本》上簽名，按規定期限交還后履行注銷手續。
7、建立電子臺賬，文件、資料管理、保管逐步規范化，提高管理水平。
公司文件資料管理制度 8
1、目的：
明確技術圖樣與文件的簽署、更改及標準化等內容，對技術圖樣與文件進行有效的控制。技術文件是公司的核心秘密，是公司能夠持續發展并在市場上保持強勢競爭力的有力保障，公司的技術文件屬于公司所有；公司的每一位員工都有義務和責任保證技術文件的完整性、正確性、系統性以及保密性，為了加強管理并規范員工的行為，特制定本制度，要求本公司員工互相監督、自覺遵守。
2、定義：
技術文件是指公司的產品設計圖紙，各種技術標準、技術檔案和技術資料以及商務合同、客戶資源、財務報表等等；技術文件還包括未打印出圖的'尚在計算機里的圖紙資料、技術文檔等。
3、范圍：
適用于產品圖樣、工藝圖樣、設計文件和工藝文件的管理。
4、職責：
技質部門負責技術圖樣與文件的統籌管理。
5、內容：
5.1技術文件的形成與發放
5.1.1任何一份技術文件的形成都是公司員工辛勤勞動的成果和員工智慧的結晶，但其中還飽含了公司巨大的前期投入、過程控制和后期經營等因素，顯而易見是公司投入了巨大的財力、物力，為每位員工提供了展示自己能力的平臺，員工與公司在這個平臺上共同進步和發展的過程中形成了種種技術文件。
5.1.2技術文件、技術標準及圖紙資料的形成應嚴格執行設計（編制）、校對、審核三級把關制度；明確各級的責、權、利。
5.1.3技術文件標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審核、批準等欄中應簽署齊全，簽署不全的技術文件不得投放到相關部門，更不得使用。
5.1.4圖紙投入使用，即投放到各使用單位（部門）之前，必須加蓋“文件副本”、“受控文件”章，由技質部門發放到各使用單位并進行登記，或由使用單位提出申請，技質部負責圖紙的發放。
5.1.5紙質技術文件或電子檔技術文件等由技質部收存并負責保管。員工借閱技術文件應憑部門經理批準的借閱申請單向技質部借閱，用完后及時歸還，并保證資料的完整性。
5.1.6技術文件的修改必須按級、按各職能部門的業務分管范圍執行；技術文件修改前，負責修改部門要提出修改理由及具體內容，交有關領導審批。
5.1.7修改后的技術文件必須重新履行會審、會簽及批準手續，填發更改通知書。
5.2技術文件的管理與存檔
5.2.1技術文件是公司進行生產和各項管理工作共同的技術依據，必須加強管理，各部門應指定一名專職或者兼職資料員負責各種技術文件的登記、保管、復制、收發、注銷、歸檔和保密工作，保證技術文件的完整，準確清晰、統一等。若暫時未指定資料員，則由部門經理暫行代理。部門經理和資料員負責本部門技術文件的保密、發放與歸檔。
5.2.2技術文件、圖紙由技質部備份、存檔，技質部定期對技術資料進行整理。
5.3技術文件的保密
5.3.1技術文件任何部門、個人不得擅自打印、復制，不得以電子文檔等形式在網上傳遞或者用移動硬盤、U盤、軟盤等拷貝出。因工作需要必須打印或復制時，經辦人提出書面申請單，部門經理簽字批準后方可通過技質部資料員打印、復印、拷貝。
5.3.2為了保證技術資料的保密性，除按正常程序（員工填寫申請單，部門經理批準）辦理外，任何人不得私自向外人轉讓和借出技術資料，一經發現要報公司給予嚴肅處理。
5.3.3若不負責任的遺失技術文件或者因為種種原因泄漏公司的技術文件，公司將根據有關保密規定給予罰金處罰和公司內部記過處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律責任的權利。
5.4技術文件的銷毀
5.4.1由于新技術的日新月異，越積越多的技術文件會占據不必要的資源，故有的技術文件需要銷毀和清除。
5.4.2需要銷毀的技術文件由資料員提出，部門經理會同有關技術人員一起仔細校對核實，然后將銷毀理由與銷毀文件清單上報總經理室，由總經理簽署“同意”后，方可銷毀。
5.4.3銷毀的紙質文件必須經過碎紙機或者燒掉，光盤等文件必須錘擊粉碎。
6、常用表單
6.1《技術文件、圖紙資料發放記錄表》
6.2《技術文件、圖紙資料申請領用表》
6.3《技術文件、圖紙資料銷毀申請表》
公司文件資料管理制度 9
1、總檢員對二級維護以上竣工出廠車輛，簽發機動車維修竣工出廠合格證。
2、合格證由資料管理員負責保管，視生產情況由專人持道路運輸許可證副本到管理部門購領。
3、合格證由總檢員向資料管理員領取，資料管理員須建立合格證領用、簽發臺帳。
4、總檢員須逐項填寫合格證，簽名并加蓋本單位公章，簽發后合格證存根交由資料管理員保存。
公司文件資料管理制度 10
1、對機動車進行二級維護、總成修理、整車維修的，資料管理人員須及時建立維修檔案。
2、維修檔案內容主要包括：維修合同、維修項目、具體維修人員及質量檢驗人員、檢驗單、竣工出廠合格證（存根）及結算清單等。
3、檔案存放要有序，查找方便，并應做好六防工作，即防盜、放火、防潮、防鼠、防塵、防曬，保持檔案存放處清潔衛生。
4、不準損毀、涂改、偽造、出賣檔案，檔案資料如有損壞應及時修補。
5、各班組負責人要對本部門使用的檔案資料的完整性、有效性負責，在現場不得存有或使用失效的文件、資料。
6、根據檔案的'內容、性質和時間等待征，對檔案進行分類整理、存放、歸檔，電子檔案要及時備份。
7、各班組每年對檔案進行一次核對清理，并將所保存的檔案整理后交辦公室統一歸檔。已經到保管期限的文件資料，由辦公室按規定處理。
8、檔案的借閱必須辦理規定手續，借閱者對檔案的完整、清潔負責，未經許可不得擅自轉借、復印。
9、機動車維修檔案保存期兩年。
公司文件資料管理制度 11
第一章秘密文件、資料的收發
第一條秘密文件、資料的收發應由保密員負責。因特殊情況，保密員不在單位時，由分管領導指定專人負責。
第二條秘密文件、資料的收發應采用保密部門統一印制的收（發）文登記簿進行登記，以規范管理。登記的項目一般包括收（發）文時間、收（發）文單位、文件字號、文件標題、秘密等級、文件份數、收（發）文編號（即按編排順序號）等。各項登記均應準確，無誤。
第三條收發秘密文件、資料，必須履行簽收手續，明確交接雙方的責任。
第四條接收秘密文件、資料的程序如下：
�。ㄒ唬┦紫纫獧z查包裝是否完整，并將件數、發送編號、密級、收件單位與送件單位進行認真對照，核實無誤后，在回執清單上簽上姓名、日期和加蓋文件收發專用印章，證明已經收到。
（二）簽收后即打開包裝，檢查是否存在錯發或數量不對等現象。如發現問題，要及時向發出單位查詢，防止漏失。如無差錯，應隨即在收文登記簿上進行登記，并在文件、資料的首頁上方加蓋本單位的收（發）文印章，并填上收文編號和日期。
第五條對外發出秘密文件、資料，必須嚴格按照規定的范圍發放，不得擅自擴大范圍。程序如下：
�。ㄒ唬┌凑沾_定的發放范圍，在發文登記簿上按對應的欄目要求進行登記。
�。ǘ┰谖募�、資料首頁上方蓋上單位的收（發）文印章，用號碼機打上發文編號。
�。ㄈ┰谛欧饷孀笊戏綐酥竞妹孛艿燃壖鞍l文編號，并準確書寫收件單位的地址和名稱。
�。ㄋ模┖它c數量并進行封裝。如果在同一信封內裝幾份或幾個不同內容的秘密文件時，要在發文登記簿上記錄清楚，信封面上要標明其中的最高密級。
（五）秘密文件發出前，要認真清點核對，確保收件單位、發文編號、密級準確。
�。┯蓡挝槐Ｃ軉T按發放范圍發放。第二章秘密文件、資料的傳閱
第一條傳閱秘密文件、資料應由保密員專人負責。先由單位主管領導根據文件、資料的密級和制發機關、單位的要求，以及工作實際，確定知悉的范圍，然后由保密員負責傳閱；任何機關、單位和個人不得擅自擴大國家秘密的知悉范圍。對絕密級的，保密員必須對接觸和知悉內容的人員做出文字記錄，記錄內容包括接觸人員姓名、文件編號、簽領時間、退回時間等。
第二條閱讀絕密級文件、資料必須在保密室或符合保密要求的閱文室進行。閱讀其它密級的要在符合保密要求的其它辦公場所內進行。如因確工作需要在辦公場所以外閱讀和使用的，必須經有關領導批準。閱讀和使用時必須遵守有關保密規定，確保秘密文件、資料的安全。
第三條傳閱秘密文件、資料，應當辦理登記、簽收手續。傳—閱時必須采取直傳方式，不得在閱讀人之間自由傳閱，保密員要隨時掌握文件、資料的去向。
第四條閱讀人不得擅自留存、摘抄傳閱的秘密文件、資料。
第五條傳達秘密文件、資料時，凡不準記錄、錄音、錄像的，傳達者應當事先申明。
第二章秘密文件、資料的復印
第一條絕密級文件、資料原則上不得復印，如確因工作需要復印的，應當經密級確定機關、單位或上級機關批準。
第二條復印制發機關、單位允許復制的機密、秘密級文件、資料，應當經本機關、單位的主管領導批準。
第三條密碼電報嚴禁復印。
第四條復印秘密文件、資料，不得改變其密級、保密期限和知悉范圍。
第五條復印秘密文件、資料，應當履行審批、登記手續；復印件應當標明復印的機關、單位、份數和日期及編號，并視同原件一樣管理。
第六條匯編秘密文件、資料，要請示原制發單位，經批準后方可匯編。匯編時，不得改變原件的密級、保密期限和知悉范圍，并且要按照其中的最高密級和最長保密期限進行標志和管理。
第七條摘錄、引用國家秘密內容形成的秘密文件、資料，應當按原件的密級、保密期限和知悉范圍進行管理。
第三章秘密文件、資料的清退銷毀制度
第一條秘密文件、資料必須采用保密部門監制的電腦密碼文件柜存放，并單獨設置保密室，由保密員統一管理。存放秘密文件、資料的場所，必須配備防盜鐵門、鐵窗。
第二條秘密文件、資料原則上要退回原制發的`機關、單位。特殊情況的，可咨詢保密部門清退辦法。
第三條保密員要定期核查、清退所經管的秘密文件、資料。除制發機關規定清退時間的須按時清退外，一般情況下，保密員每月要進行清點，每季度核查、清退一次，當年的秘密文件、資料必須在次年第一季度全部清退完畢。如確需立卷歸檔或需延長使用時間的，應當向發文機關說明情況，并辦理有關手續。
第四條涉密人員、保密員離崗、離職前，應當按有關規定將所保存的秘密文件、資料進行清退，并辦理移交手續。
第五條需要歸檔的秘密文件、資料，應當按照國家有關檔案法律規定歸檔。
第六條如果單位被撤銷或合并的，應當將秘密文件、資料移交給承擔其原職能的機關、單位或上級機關，并辦理好登記、簽收等移交手續。第七條與會人員帶回的秘密文件、資料要及時交給保密員登記、保管。保密員要主動跟蹤會議文件、資料的管理，防止有關文件、資料丟失。
第八條要建立定期的文件清理制度，定期做好文件的清退和銷毀工作。按政府有關要求集中清退和銷毀文件，文件的清退與銷毀必須嚴格履行登記手續。文件銷毀時需經主管領導批準同意。個人不得擅自銷毀文件。
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